Een proces waarbij twee of meerdere partijen begeleid worden bij de oplossing van een conflict of dispuut, door een daartoe opgeleid, getraind en door de overheid erkend bemiddelaar.

Bijzonder is dat in tegenstelling tot geschillenoplossing via de rechtbank of arbitrage, deze methode de beslissing bij de partijen zelf laat. De oplossing wordt niet door externe beslisser opgelegd, maar wordt door de partijen, en gestuurd door de bemiddelaar, zelf uitgewerkt tijdens het traject.
Als procesbegeleider structureert de bemiddelaar de gesprekken, en leidt ze in goede banen.  Hij stuurt, waakt over een efficiënte en gelijkwaardige manier van onderhandelen, en zorgt ervoor dat een constructieve communicatie op gang komt.

Vertrouwelijkheid is een wezenlijke hoeksteen van het bemiddelingstraject: de parafrase “What happens in mediation, stays in mediation” is essentieel: alle gevoerde gesprekken zijn vertrouwelijk, en geen enkel tijdens de bemiddeling voorgelegd stuk, of gedane verklaring, kan – zo de bemiddeling niet worden afgesloten met een akkoord – later in de Rechtbank gebruikt worden.

Om als partijen zelf de touwtjes en de agenda in handen te houden. En om zelf, maar mét begeleiding van een professional, tot een oplossing te komen die tijds- en kostenefficiënt is, en dat zonder bruggen op te blazen.

Het is allesbehalve evident om in – laat staan geëscaleerde – conflictsituaties toch on speaking terms te blijven om tot een onderling akkoord te komen. Anderzijds is de gerechtelijke weg dan doorgaans weer erg lang, en de uiteindelijke kost kan erg hoog zijn. Op voorhand is er overigens weinig zicht, noch op duurtijd, noch op kost, noch op uitkomst. 

Op zich al voldoende reden om een lange, onzekere weg via de Rechtbank te vermijden. Ook: al omdat die weg alleen maar verdere polarisatie met zich brengt, waarbij het menselijke aspect op de achtergrond komt, en vaak onherstelbare schade lijdt.

Om in zulke omstandigheden toch zelf tot oplossingen te komen, kunnen partijen zich laten bijstaan door een bemiddelaar. Hij zal hen helpen, en begeleiden om efficiënt en gelijkwaardig met elkaar te onderhandelen. Daarbij is het doel samen een oplossing te vinden die voor alle partijen aanvaardbaar is, en verdere verzuring tegen te gaan, of zelfs om te keren.

Dus: geen derde die zijn oplossing oplegt, maar partijen die zelf met elkaar onderhandelen tot een oplossing, begeleid door een daarin getraind en gemachtigd bemiddelaar.

Op vlak van geschillenregeling is bemiddeling een zeer snel proces.

Statistieken tonen aan dat een bemiddelingstraject door de band op zijn minst 10 keer sneller gaat dan een gerechtelijke procedure.
Diezelfde statistieken leren ons dat de “gemiddelde” doorlooptijd, voor een “gemiddeld” geschil, een 4-tal sessies van telkens een 3-tal uur tot een halve dag is.

Maar dat zijn natuurlijk gemiddelden: er zijn bemiddelingen die succesvol worden afgesloten na één enkele sessie van anderhalf uur. Een goede voorbereiding, voorafgaande uitwisseling van informatie, analyse, alsook eventuele – in transparantie met de partijen afgesproken – individuele intakes kunnen hierin ook een gunstige rol spelen. Complexe bemiddelingen kunnen dan weer langer dan het gemiddelde vergen. In alle gevallen blijft het contrast met de weg via de rechtbank even groot: daar is er gemiddeld 525 dagen nodig om een vonnis te krijgen.

Wat de resultaten betreft, leidt 75% van de bemiddelingen in handelsgeschillen ook daadwerkelijk naar een akkoord. En dat akkoord blijkt er haast zonder uitzondering één te zijn waarover de partijen ook later nog ruimschoots tevreden zijn.

Dat is meteen ook de reden dat bedrijfsleiders aangeven minnelijke bemiddelings- en onderhandelingstrajecten veruit te verkiezen boven de gerechtelijke oplossingswegen. Ondanks dat leert de praktijk…dat de ingebakken reflex tot procederen nog steeds sterker is.

Het lijkt wel of men in geschillenregeling nog steeds “verkiest wat men niet doet”, en “doet wat men niet verkiest”…

Autonomie – vrijwilligheid – informatie – neutraliteit

Autonomie
Partijen komen zelf tot een oplossing. Bemiddelaar velt geen oordeel maar staat bij en structureert.

Vrijwilligheid
Partijen moeten bereid zijn om te praten, en samen voor de bemiddelde weg te kiezen; wetende dat elke partij, en te allen tijde, de bemiddeling kan stop zetten.

Informatie
Voor de partijen is het van belang dat ze voldoende geïnformeerd zijn om te kunnen beslissen.

Over die informatie moet ook – beschermd door de strikte vertrouwelijkheid van het bemiddelingsproces – open gepraat kunnen worden.
Partijen kunnen waar nodig voor het vervolledigen van de informatie een beroep doen op derden (boekhouders, fiscalisten, experts, advocaten…) alsook op de bemiddelaar indien hij voor de materie bevoegd is.

De vermelde strikte vertrouwelijkheid zorgt ervoor dat alle gesprekken en onderhandelingen evenals alle documenten die worden ingebracht tijdens de bemiddeling door de partijen en de bemiddelaar (behalve indien ze voordien reeds op een andere manier openbaar zouden gemaakt zijn), strikt vertrouwelijk zijn. Zij mogen niet worden gebruikt in een eventuele latere gerechtelijke of andere procedure, en zijn dus aldaar niet toegelaten als bewijs.

Neutraliteit en meerzijdige partijdigheid
De bemiddelaar werkt – even hard en geïnteresseerd – voor alle partijen, en bewaakt hun belangen.Terwijl hij een structuur biedt, en daarbinnen spelregels bepaalt, probeert hij een constructief gesprek op gang te brengen en begeleidt de onderhandelingen naar een oplossing.

Hier stelt hij zich “meerzijdig partijdig” op: elke partij dient gelijkwaardig aan bod te komen, zodat met alle belangen rekening kan worden gehouden.

Een gestructureerd traject

Informatie en akkoord over, en agenda van de bemiddeling
Nadat de partijen geïnformeerd zijn over het concept en de spelregels van bemiddeling, en akkoord gaan om een poging te ondernemen het conflict via deze weg op te lossen, wordt een bemiddelingsprotocol ondertekend.

Vervolgens wordt een agenda opgesteld: wat zijn concreet alle punten die behandeld moeten worden? Die punten worden apart opgelijst, zodat ze onafhankelijk van mekaar kunnen worden behandeld.

De informatie- en achterliggende belangenfase
Vooraleer naar oplossingen te zoeken, wordt eerst informatie uitgewisseld: elk standpunt wordt grondig uitgediept en besproken, zodat partijen een duidelijk beeld krijgen van elkaars belangen, bekommernissen en wensen.

De brainstormfase
Daarna wordt er – met een zo groot mogelijke openheid en zonder te oordelen – gebrainstormd over alle mogelijke oplossingen die tegemoet kunnen komen aan de vooraf besproken belangen: in de regel is dit een belangrijke fase waarin nieuwe oplossingen en combinaties van oplossingen het licht zien waar partijen vooraf niet aan gedacht hadden.

De oplossingsfase
Eens de mogelijke oplossingen in kaart zijn gebracht worden ze één voor één getoetst aan de vooropgestelde belangen, bekommernissen en wensen, met als doel uit te monden in een evenwichtige oplossing die zoveel mogelijk hieraan tegemoetkomt.

Het akkoord
Tenslotte worden de gemaakte afspraken op papier gezet in een bemiddelingsakkoord, dat desgewenst kan worden gehomologeerd door een rechtbank, waardoor het uitvoerbare kracht krijgt.

Dat kan nuttig zijn, maar de kans dat partijen dit akkoord vrijwillig naleven is op zich al zeer groot, vermits ze zelf hebben meegewerkt aan het opstellen ervan.

Wezenlijk minder dan een gerechtelijke procedure.

Eén van de troeven van bemiddeling is dat de kostprijs een stuk goedkoper is dan een gerechtelijke procedure. De statistieken waarvan eerder sprake maken gewag van “minstens 3 keer goedkoper” dan de gerechtelijke weg.

Vermits de wet bepaalt dat de honoraria van de bemiddelaar in gelijke delen ten laste zijn van de partijen, scheelt dat ook ten opzichte van de rechtbank, waar elk van de partijen haar advocaat betaalt.

De berekeningswijze van ereloon en administratieve onkosten worden, samen met de betalingsmodaliteiten, vooraf duidelijk afgesproken en ook opgenomen in het bemiddelingsprotocol. Omdat elke partij zélf bepaalt wanneer ze wil stoppen met bemiddeling, zijn de kosten volledig beheersbaar.